取り次ぐ人が不在の場合は、相手に伝言を希望するか聞きましょう。「あいにく○○は外出しておりまして、本日は戻らない予定になっております。宜しければ、私がご用件を承りますが」

先方が伝言を依頼してきた場合は、メモをとります。
予め下記のようなメモを用意していると伝言相手にも確実に要件が伝わり易いです。

伝言メモ
＿＿＿＿＿　様　

受信者＿＿＿＿＿

受信日時＿月＿日＿時＿分

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿様　から

□電話がありました
□電話を頂きたい（電話番号＿＿＿＿＿＿）
□もう一度お電話します（＿日＿時＿分頃）
□要件は以下の通りです

要件：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

（ワンポイント）：伝言は復唱して確認しましょう。