ファックスを送るときは、書類とは別紙の送付書を付けて、送信年月日のほか、送信先会社名、部署、氏名と発信者名、連絡先、送付枚数、用件を明記します。

小さい文字のまま送ると、文字や数字がつぶれ、判読不可能になることがあるので、拡大コピーをしてから送りましょう。ボールペンなどはっきり読み取れるもので書きましょう。

相手の会社の電話回線を長時間占領するような、極端に枚数の多い資料などは、ファックスで送るのは遠慮しましょう。また、情報が外部に漏れる恐れがあるので、機密事項が書かれたような重要文書も、ファックスでは送りません。

送り先を間違える可能性もありますから、送った枚数すべてが届いたか、送ったファックスが読み取れるか、トラブルになる前に電話で確認をしましょう。